Bisakah Anda mengadakan pesta yang sukses melalui obrolan video ? Ya, ternyata. Ini jauh lebih mudah dan lebih menyenangkan daripada yang mungkin Anda pikirkan jika Anda mengikuti beberapa pedoman sederhana. Dan tidak ada pembersihan sesudahnya.
Ulang tahun suamiku adalah 23 Maret, hari yang sama ketika Gubernur Washington Jay Inslee mengeluarkan perintah di seluruh negara bagian bagi semua orang untuk tinggal di rumah kecuali untuk kegiatan penting, seperti berbelanja makanan. Saat itu, kami sudah membatalkan rencana pesta ulang tahun secara langsung. Tetapi tinggal di rumah sendirian sepanjang waktu itu mengecewakan, terutama bagi Bill, seorang musisi yang biasanya menghabiskan beberapa malam dalam seminggu bermain musik dengan teman-temannya. Jadi saya memutuskan kami akan mengadakan pesta menggunakan Zoom. (Ini terjadi sebelum berita muncul minggu ini tentang kelemahan keamanan yang menurut Zoom sedang diperbaiki.)
Kami mengirim banyak undangan ke teman-teman kami, Anda juga dapat membuat undangan menarik praktis dan mudah dengan free birthday invitation templates. Banyak dari mereka sama lelahnya karena merasa terisolasi seperti kami, jadi pesta itulah yang paling kami butuhkan. Inilah yang kami pelajari selama ini:
1. Beri orang banyak instruksi sebelumnya.
Anda mungkin tidak perlu melakukan ini jika semua teman Anda sudah sangat familiar dengan obrolan video, tetapi sebagian besar teman kami tidak. Jadi bersama dengan undangan, saya memberikan beberapa tips untuk menggunakan Zoom, seperti menjelaskan perbedaan antara tampilan speaker dan galeri. Saya juga menjelaskan di mana tombol mute berada dan menekankan pentingnya menggunakannya dalam kelompok besar.
2. Rencanakan untuk sekitar satu jam (tetapi sisakan waktu ekstra sebelum dan sesudah).
Jika Anda pernah melakukannya, Anda pasti tahu bahwa duduk di depan layar melakukan obrolan video bisa melelahkan setelah beberapa saat. Jadi saya merencanakan pesta dimulai pukul 7 dan berlangsung sampai jam 8 “atau lebih.” Atas saran seorang kenalan yang keluarganya baru saja mengadakan obrolan video, saya juga memberi tahu orang-orang bahwa saya dan suami akan mendaftar lebih awal sehingga kami dapat membantu memecahkan masalah apa pun, dan beberapa orang memang muncul lebih awal. Yang lain datang tepat di akhir pesta dan bertahan sebentar sehingga itu menjadi acara yang bagus dan panjang bagi kami. Tetapi bagi kebanyakan orang, slot waktu satu jam hampir tepat.
Kebetulan, setelah Anda mengalihkan pertemuan tatap muka ke obrolan video, Anda tidak lagi terikat oleh geografi. Ketika ini menyadarkan kami, kami juga membuat pesta lain, sebelumnya pada jam 4 sore waktu kami dan mengundang anggota keluarga dan teman lama kami di Pantai Timur. Setelah kami melakukannya, kami bertanya-tanya mengapa kami tidak pernah berpikir untuk melakukannya sebelumnya.
3. Buat pengaturan yang tepat untuk tamu Anda dan untuk Anda.
Bill memasang proyektor di ruang tamu kami dan mengaitkannya ke laptop sehingga kami bisa menonton semua orang di layar proyektor besar. Rencana alternatif adalah menyambungkan laptop ke TV layar datar kita.
Itu memungkinkan kami untuk duduk di sofa bersama dan melihat wajah teman kami dalam format besar. Kami juga sedikit bereksperimen dengan penempatan kamera dan pencahayaan untuk memberi mereka pandangan terbaik tentang kami.
4. Buatlah agar meriah.
Bagaimana Anda membuat konferensi video terasa seperti pesta? Kami mengenakan pakaian pesta dan menggantungkan spanduk “Selamat Ulang Tahun” di belakang kami. Aku membuat kue mangkuk kue wortel (favorit Bill) dan menaruh lilin di dalamnya, dan dia meniupnya saat kami semua menyanyikan “Selamat Ulang Tahun.” Memiliki lebih dari 40 orang bernyanyi sekaligus melalui obrolan video agak menantang, tetapi kami mengelolanya dengan bernyanyi cukup lambat. Berbagai teman musisi juga menyanyikan lagu untuk Bill dan seorang teman penyair membacakan puisi.
Ada banyak cara berbeda untuk membuat pesta meriah – gunakan imajinasi Anda. Dan, tentu saja, dorong semua tamu Anda untuk membawa minuman dan makanan ringan favorit mereka sendiri.
5. Bersiaplah untuk memimpin percakapan.
Jika Anda mengadakan pesta dalam kehidupan nyata, Anda akan mencoba memastikan semua orang bersenang-senang. Jika Anda melihat seseorang sendirian di sudut, Anda dapat mencoba menarik orang itu ke dalam percakapan. Keterampilan hosting semacam itu sangat penting untuk pesta virtual karena melakukan percakapan melalui obrolan video lebih canggung daripada melakukannya secara langsung, terutama bagi orang yang tidak terbiasa.
Jadi bersiaplah untuk memulai percakapan dan pertahankan jika percakapan itu ditandai. Jika ada orang dalam obrolan yang tidak saling mengenal, Anda dapat “berkeliling ruangan” dan meminta semua orang untuk memperkenalkan diri. Pemecah kebekuan lain yang mudah saat ini adalah menanyakan kepada peserta bagaimana mereka menghadapi cara pandemi telah mengubah kehidupan kita sehari-hari.
Dan jika seseorang menonton tetapi tetap diam – obrolan video yang setara dengan duduk sendirian di sudut – pastikan untuk menarik orang itu masuk.
“Itu jauh lebih menyenangkan daripada yang aku kira,” kata suamiku setelah pesta ulang tahun virtualnya selesai. Saya juga berpikir begitu, dan banyak tamu kami memposting sentimen yang sama di media sosial keesokan harinya. Beberapa mengatakan mereka tidak bisa menunggu sampai kumpul-kumpul virtual berikutnya. Aku juga tidak bisa.
